#CONSEIL

 

Ça y est, vous êtes prête ! Cela fait plusieurs mois, voir des années que vous travaillez à la création ou au développement de votre business ; et vous voulez organiser un événement qui fera connaître ce pourquoi vous vous battez au quotidien, et faire parler de vous. Un défilé pour le lancement d’une ligne de créatrice, l’inauguration de votre boutique, le lancement d’un produit innovant ou d’un service, quel qu’en soient les objectifs, votre événement nécessite une organisation précise et ficelée.

Posez-vous les 5 questions fondamentales ; autrement appelées les 5W (what, who, when, where, why).

Quoi ? Quel est mon produit, le service que je propose, la plus-value que j’apporte sur le marché ? La réponse la plus précise possible va vous permettre de toujours garder le cap sur votre événement sans vous éparpiller, car il est très probable que les idées ou les propositions de tiers vont fuser. Le « Quoi » est l’élément central qui doit être mis en valeur durant l’événement, et l’ensemble des choix que vous allez faire doivent servir votre « Quoi ».

Qui ? Qui seront les participants de votre événement ? Vous devez connaître le profil des personnes qui seront présentes le jour J pour pouvoir les sensibiliser et faire en sorte qu’elles se souviennent de votre événement et, au mieux en parler autour d’elles. Mieux vous les connaîtrez, mieux vous saurez ce qu’il faut mettre en place pour les atteindre. Attention vos participants ne sont pas forcément vos cibles clients définies dans votre business plan, ils peuvent être des influenceurs, des prescripteurs, des journalistes etc., pensez à adapter votre événements à ceux-ci.

Quand ? La période de l’année, le jour de la semaine, demandez vous si la date que vous avez choisie peut correspondre avec l’agenda de vos participants ou si la période est adéquation avec votre secteur d’activité. Par exemple si vous travaillez dans le secteur de la cosmétique, voulez-vous vous caler sur les périodes des grands salons internationaux où les professionnels se retrouvent, ou plutôt sur les périodes de lancement de collections auprès du grand public. Quel jour de la semaine ? Plutôt le mardi ou le jeudi pour un événement presse…

Où ? La ville… peut-être qu’il y a une symbolique à trouver ; ville de la mode, du design, de l’innovation, de la recherche etc. Le choix du lieu aussi n’est pas anodin, il doit être adapté au nombre de participants, et dans la mesure du possible au « Quoi ». Lancer un produit High-tech dans une grange de 500m² pour 50 participants, pourrait être original mais risque d’être un peu déconvenue.

Pourquoi ? Pourquoi décidez-vous de faire cet événement de lancement ? Le « Pourquoi » ricoche aussi sur les 4 autres W. Pourquoi ce business ; autant vous dire que c’est une question que l’on pose un million de fois à un-e entrepreneur-e, donc mieux vaut avoir la réponse. Pourquoi ces participants, pour cette date, pourquoi ce lieu, pourquoi ces animations, pourquoi ce format d’événement etc. Avoir toutes ces réponses rendra votre événement harmonieux et fluide ; et vos participants sauront pourquoi ils sont venus.

Les astuces

Soyez cohérente entre la taille de l’événement et votre budget pour que la qualité soit au rendez-vous, car autrement l’identité de votre entreprise pourrait en pâtir. Pour un budget donné, un événement pour 20 personnes dans un lieu intimiste, avec quelques repas à compter, vous pourrez offrir des prestations de meilleures qualités que si vous aviez un lieu d’une capacité de 100 personnes et 100 couverts à servir, bien que certains lieux soient onéreux malgré la petite superficie.

N’oubliez jamais de vous mettre à la place du participant, tous les détails comptent, car si vous avez passé un temps considérable dans l’élaboration de votre business et l’organisation de votre événement vous aurez forcément la tête dans le guidon et manquerez surement d’objectivité.

Enfin pour ne pas avoir l’impression d’avoir une montagne à franchir seule en 10 minutes, organisez votre travail comme un puzzle à construire avec une équipe de prestataires professionnels et compétents. Chaque pièce du puzzle constituerait une étape dans l’organisation.

 Retrouvez cet article sur AfroCadre, le webzine des femmes entrepreneures et cadres

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